Home office produtivo: 15 diretrizes em época de Coronavírus (e para sempre)

No dia 11 de março, a OMS declarou estado de pandemia devido ao novo Coronavírus, o Covid-19, praticamente forçando as empresas a adotarem o home office como medida de redução de contágio. Enquanto o mundo todo está buscando maneiras de reduzir a disseminação do vírus, a economia tenta continuar girando através de uma postura de trabalho que já é comum em muitos países. Em meio a tudo isso, surge uma pergunta essencial: como trabalhar em home office? Ou, melhor ainda, como conseguir um home office produtivo? Como evitar que as distrações de casa arruínem o trabalho?

Para quem está acostumado com a rotina de cumprir horários e ordens em um escritório convencional, a ideia de que possa existir um home office produtivo parece descabida. Por outro lado, quem já adotou esse modelo há mais tempo (e obteve sucesso) pode demonstrar, na prática, como trabalhar em home office de maneira eficaz.

A Pandartt é, há mais de 7 anos, uma empresa home based, ou seja, que tem sede em uma residência. Desde o princípio, esse foi o método de trabalho que mais funcionou para nós, fundadoras. Todos os nossos redatores e colaboradores, naturalmente – e desde o princípio também –, puderam adotar o modelo home office.

Afinal, o home office funciona? Como trabalhar em home office? É possível ter um home office produtivo?

Podemos garantir que sim. Mas é claro que, para isso, algumas diretrizes importantes devem ser seguidas.

Por sermos apaixonados por conteúdo, resolvemos contribuir para minimizar os impactos negativos do novo Coronavírus através de um artigo repleto de informações que mudarão a forma como você enxerga o home office.

Esperamos que, com essa leitura, você possa ter uma nova perspectiva sobre como trabalhar em casa e, é claro, consiga transformar positivamente o panorama da sua empresa ou negócio.

Como começou a ideia de home office?

Se você pensa que trabalhar em casa é uma ideia nova, você está enganado. Vamos analisar alguns acontecimentos ao longo da História.

Idade Média

Voltando bastante no tempo, na Idade Média, as pessoas faziam suas lojas ou oficinais no térreo de suas casas, enquanto suas moradias ficavam em cima ou nos fundos. É claro que eles não trabalhavam em super computadores ou utilizavam serviços na nuvem, mas a ideia era a mesma: trabalhar em casa.

Revolução Industrial

Funcionando bem até o século XIX, o modelo adotado na Idade Média perdeu espaço diante da Revolução Industrial, que levou os trabalhadores para as fábricas.

Modernismo funcional

Avançando no tempo e saindo da Idade Média e da Revolução Industrial, agora nos anos 2000, época do modernismo funcional, surgiu a oportunidade de tal dinâmica ser simplificada. O que acontecia era que os trabalhadores saíam de suas garagens, em zonas residenciais, para trabalhar na área comercial.

No entanto, nessa época, o trânsito ainda não era uma loucura, o que fazia com que as coisas corressem bem. Atualmente, com as cidades cada vez mais lotadas e com o tempo cada vez mais curto, o contexto ganhou novas nuances, impulsionando ainda mais os indivíduos a trabalharem em casa.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa divulgada em 2019 durante o evento Summit Mobilidade Urbana, na cidade de São Paulo, mostrou que, em média, os brasileiros podem gastar até 2h07 por dia para se deslocarem a fim de cumprir suas principais atividades.

Por ano, o resultado é impressionante: uma pessoa perde aproximadamente 32 dias no trânsito, ou seja, mais de um mês é praticamente anulado.

A era da informação impulsionando o home office

O livro “A terceira onda”, best-seller de Alvin Toffler, conhecido por suas publicações pós-futuristas, não errou na previsão. Segundo o autor, o início da era da informação, da criatividade, da valorização de serviços e da produtividade culminaria no crescimento do home office. Dito e feito.

O home office funciona e, hoje, está no mundo todo

Hoje em dia, o home office funciona, é produtivo, é uma realidade. Dados da Owl Labs mostram pontos interessantes, como:

• 56% das empresas no mundo todo permitem home office;
• 52% dos trabalhadores ao redor do mundo trabalham em casa pelo menos uma vez por semana;
• 68% dos trabalhadores ao redor do mundo trabalham em casa pelo menos uma vez por mês;
• As pessoas da América do Sul são 67% mais propensas a trabalharem em casa.

15 diretrizes importantes para ter um home office produtivo

O home office permite que você trabalhe em casa, no horário que quiser, de pijama, dando uma conferida nos últimos lançamentos da Netflix, com uma mão no mouse e outra no celular, acessando as redes sociais.

É isso mesmo?

Na teoria, sim, o home office permite tudo isso. Mas, como você já deve imaginar, certamente não é a melhor postura a ser adotada.

Memorize essas palavras: constância, organização, foco e responsabilidade.

Memorizou? Agora, é hora de colocá-las em prática. Se você não estiver disposto a isso, as chances de que seu home office se torne improdutivo são muito grandes.

1. Trabalhe como se o seu chefe estivesse ao seu lado

Essa é uma das mais importantes dicas de home office, por isso encabeça nossa lista.

A princípio, esteja você aderindo ao home office por conta do novo Coronavírus ou não, a ideia de trabalhar sem ninguém por perto controlando tudo o que você faz é realmente animadora. Porém, é também perigosa.

Trabalhar como se o seu chefe estivesse ao seu lado significa seguir todas as dicas de home office que daremos nos próximos tópicos. No entanto, de forma resumida, se trata de agarrar (e não soltar) as quatro palavrinhas que você memorizou (ou deveria ter memorizado): constância, organização, foco e responsabilidade.

É muito fácil perder a disciplina quando ninguém está monitorando o seu trabalho. No final do dia, se você for negligente com suas tarefas, acabará desapontado, acreditando que não é possível ter um home office produtivo.

2. Organize seus horários

A ideia de trabalhar na hora que você quer também é tentadora quando o assunto é home office. No entanto, não organizar seus horários pode fazer com que você trabalhe menos ou mais do que o necessário.

Assim, o ideal é estabelecer uma carga horária de trabalho e cumpri-la. Isso é válido independentemente do horário escolhido para executar suas atividades.

Muitas pessoas, como eu, rendem melhor durante a noite ou durante a madrugada. Assim, se o seu negócio permitir essa flexibilidade, não há por que não aderir.

Isso nos leva à próxima diretriz dentre essas 15 essenciais dicas de home office, que é identificar o seu melhor horário.

3. Encontre seu melhor horário

Em um escritório convencional, geralmente você é obrigado a trabalhar das 8h às 18h (ou algo parecido com isso) e não pode reclamar. Quer dizer, se você funciona melhor pela manhã ou pela tarde, ótimo. Porém, se a sua hora mais produtiva é durante a noite, você acaba desperdiçando seu potencial.

Por outro lado, ao trabalhar em casa, você pode identificar qual é o seu melhor horário. Isso não significa que você deva trabalhar somente pela manhã ou à noite, por exemplo, afinal, em tão pouco tempo, você provavelmente não daria conta de todas as suas tarefas.

No entanto, encontrando o período em que você rende melhor, fica mais fácil ter como trabalhar em home office aproveitando esse horário para as tarefas mais importantes ou que exigem mais concentração.

Nos períodos onde sua produtividade não é tão boa, as tarefas podem ser mais leves. Afinal de contas, o home office funciona muito melhor quando você consegue extrair o mais favorável de si mesmo.

4. Planeje suas tarefas

Mesmo em casa, é preciso ter organização e planejamento. Essa é uma das mais importantes dicas de home office.

Se você precisa trabalhar em casa por conta do novo Coronavírus, o ideal é combinar as melhores estratégias com o seu gestor ou com seus colegas de trabalho. Deste modo, o planejamento das tarefas permitirá que elas sejam cumpridas dentro do prazo estipulado e da maneira mais adequada.

Suponha que você esteja trabalhando em 3 projetos diferentes. Identificar e planejar as tarefas mais importantes, bem como quando e como serão executadas, é essencial para ser bem-sucedido na empreitada.

Aqui, temos um gancho para a próxima diretriz: prioridades.

5. Saiba definir a prioridade de cada tarefa

Essa diretriz pode ser ilustrada com um exemplo fictício relacionado ao nosso negócio.

Vamos imaginar que um de nossos redatores, o Redator Esperto, tenha cinco textos atribuídos a ele, sendo que dois devem ser entregues dentro de 1 dia e os outros três devem ser entregues na semana seguinte.

Os dois primeiros textos são prioritários, certo? Certo. O Redator Esperto sabe disso. No entanto, os outros três textos que só precisam ser entregues na semana seguinte são de um tema que o Redator Esperto adora escrever.

Como eu não estou ao lado dele (lembre-se da primeira diretriz!) para checar se os textos prioritários estão sendo feitos, ele “começa pelo fim”, ou seja, pelos três textos cujo tema ele gosta.

Suponha que ele leve um dia para fazer esses textos, os não prioritários. Então, ele terá pouquíssimo tempo para fazer os dois restantes, os prioritários. Mas, para ele, está tudo bem, pois ele tem certeza que consegue entregar a tempo.

Ops… surge um imprevisto. O Redator Esperto fica sem internet e, assim, impossibilitado de trabalhar em casa. O prazo se esgota. Eu entro em contato para perguntar a respeito dos textos prioritários e ele nem recebe meu e-mail, pois está sem conexão.

Percebe a importância de definir a prioridade de cada tarefa? Nesse caso, a prioridade já estava definida, bastava cumpri-la.

Prioridade é uma questão de postura. E ela só vai fazer bem – tanto para você quanto para a sua organização.

Assim, para saber como trabalhar em home office de maneira eficaz, seja em tempos de Covid-19 ou não, essa diretriz precisa ser seguida.

6. Execute as tarefas mais desagradáveis do dia no início da sua jornada

O Redator Esperto decidiu escrever sobre os temas que ele gostava primeiro. Posteriormente, teve um imprevisto e perdeu o prazo dos outros textos.

Podemos dizer que ele adiou as tarefas que, para ele, eram mais desagradáveis? Sim, e isso foi negativo para todos os envolvidos.

Pense na seguinte afirmação: “Faça a pior coisa que você precisa fazer logo no início da sua jornada de trabalho. Se você não fizer no início, você não fará mais.”

Imagine que você tem um e-mail estressante para responder, que você já está adiando há dias. Se você estiver no escritório, seu chefe ficará “buzinando” no seu ouvido de 5 em 5 minutos até que você finalmente responda o e-mail. No entanto, em casa, você pode acabar esquecendo – convenientemente – a tarefa; em outras palavras, você vai adiar porque não quer encarar.

O que você precisa fazer é exatamente o contrário. Então, anote esse comando que é uma das dicas de home office mais importantes que você lerá hoje: ligue o computador e faça imediatamente aquilo que você menos deseja fazer.

Para tornar a tarefa menos árdua, inclua elementos prazerosos durante ou após a atividade: uma música (desde que ela não atrapalhe a tarefa), um café quentinho, um bombom, um carinho no seu cachorro.

7. Tenha objetivos e metas

Incentivar-se é extremamente importante. Por isso, para um home office produtivo, é essencial que você estabeleça objetivos e metas, desde que possa cumpri-los, e trabalhe para atingi-los.

Essa dica é essencialmente importante para quem trabalha por conta própria. Afinal, sem precisar gerar relatórios ou informar o andamento das atividades a alguém, é mais fácil perder a produtividade.

Defina um ponto de partida e um ponto de chegada. Então, traçe objetivos ao longo deste caminho para atingir sua meta principal.

Trabalhe, todos os dias, seguindo as demais diretrizes desse artigo, em busca da sua meta.

É assim que o home office funciona. É assim que ele se torna produtivo.

8. Estabeleça seu local de trabalho

Para ter um home office produtivo, o ideal é que você possua um local determinado para trabalhar. Se você não puder dedicar um cômodo inteiro a um escritório de trabalho remoto, procure ter um cantinho na casa (quanto mais silencioso e livre de distrações, melhor) onde você possa estabelecer seu espaço de trabalho.

Se possível, tenha um escrivaninha e uma cadeira confortável.

A postura é importante não somente para que suas atividades sejam desempenhadas com perfeição, mas também para que você não comprometa sua saúde. Veja só:

• Os olhos devem estar na mesma altura do monitor, de modo que você não precise abaixar ou levantar o pescoço para trabalhar;
• Os ombros devem ficar confortáveis, sem tensão, longe das orelhas, com os braços em um ângulo de 90 graus em relação ao apoio da mesa;
• Você deve se sentar sobre os ísquios, os dois ossos pontudos da bacia, aqueles que ficam na transição entre os glúteos e o púbis. Isso endireita toda a coluna;
• Por fim, a altura da cadeira deve permitir que seus joelhos fiquem em um ângulo de 90 graus, sempre com os pés firmemente apoiados no chão.

Você pode, vez ou outra, trabalhar na cama ou em um local diferente da casa, mas procure manter a consistência de frequentar seu “local de trabalho remoto”, como você faria se estivesse no escritório. Qualquer home office funciona muito melhor dessa forma.

9. Organize seu espaço de trabalho

Dentre as dicas de home office, essa é uma daquelas que não podem ser negligenciadas.

Sua mente subconsciente associa um local bagunçado ou desorganizado com a falta de disciplina. Assim, se o seu espaço estiver lotado de pilhas desorganizadas de documentos, embalagens e lixos diversos e muitas coisas fora do lugar, será difícil manter a concentração e o foco naquilo que você realmente precisa fazer.

Com a nossa experiência ao longo de mais de 7 anos, desenvolvemos um processo muito simples e eficaz: quando finalizamos a jornada de trabalho do dia, nos certificamos de deixar o espaço organizado para o dia seguinte.

Nossa, mas todo dia?

Sim, todo dia.

Você vai trabalhar todo dia, então, você precisa organizar seu espaço todo dia. Simples.

Afinal, como trabalhar em home office se tudo estiver um caos? Você, facilmente, irá perder o foco.

Então, seguindo esse processo, você nunca vai acumular porcarias e coisas desnecessárias no seu espaço de trabalho remoto, permitindo um home office produtivo diariamente.

10. Evite distrações

Sim, nós sabemos: é praticamente impossível não ter vontade de fazer pausas constantes e intermináveis ao longo do dia quando se está em casa.

As distrações são variadas (e insistentes): as pessoas que vivem com você, a televisão, os pets, o videogame, o celular…

Tudo é uma questão de disciplina. No início, pode ser difícil manter o foco, mas com o tempo você aprende a evitar distrações mais facilmente.

Algumas distrações, como a televisão, o videogame e o celular, dependem exclusivamente da sua disciplina. Já outras podem ser mais complicadas de lidar, principalmente se você tem filhos pequenos ou idosos que demandam atenção grande parte do tempo.

Nesses casos, o ideal é ter alguém para ajudar você. Se isso não for possível, a melhor maneira de ter um home office produtivo é seguindo muito bem as diretrizes 2 e 3 deste guia.

A organização dos horários de trabalho será essencial para que seja possível trabalhar bem, seja durante a pandemia do novo Coronavírus ou em qualquer outro período.

11. Ignore as notificações do smartphone (ou, pelo menos, a maioria delas)

O smartphone merece um tópico à parte porque é o grande vilão da produtividade para muitas pessoas hoje em dia.

É claro que é ilusório pensar que você ficará o tempo todo longe dele enquanto faz seu trabalho remoto. No entanto, você pode tomar algumas medidas para conseguir manter o foco em suas tarefas.

Dentre as dicas de home office relacionadas ao smartphone, duas são essenciais:

• Desligue as notificações enquanto você faz uma tarefa que exige muita concentração;
• Se não for possível desligar as notificações por completo porque você também recebe notificações do trabalho pelo smartphone, simplesmente ignore as outras.

É comum que, com tantos apps instalados, as notificações cheguem praticamente a todo minuto. Se você não conseguir ignorá-las, em pouco tempo estará com a sensação de que home office produtivo é uma ilusão quando, na verdade, depende apenas da sua disciplina.

Um método infalível que funciona na Pandartt há mais de 7 anos

Algo que costumamos fazer por aqui é deixar o smartphone sempre por perto, no modo silencioso, para que o som das notificações não nos faça perder o foco. O meu fica sempre na frente do teclado, onde eu posso perceber a tela ligando sempre que uma notificação chega. Com um golpe de vista, eu consigo visualizar tudo o que chega praticamente no mesmo instante.

“Ué, mas a ideia não é ficar longe do smartphone?”

Sim, e esse é o método que melhor funciona para nós.

Recebemos muitas notificações do trabalho pelo smartphone, então, não podemos desligá-las. Com o celular por perto, bastando um golpe de vista para checar a notificação, fica muito mais fácil não se distrair.

Entenda: quando falo em ignorar, não se trata de não ver a notificação, mas sim de não tocar no celular quando não for algo importante.

Se eu deixasse o celular em outro cômodo, por exemplo, sempre que chegasse uma notificação, eu ficaria apreensiva para saber se era algo relacionado ao trabalho ou não. Isso me faria levantar a todo momento com medo de perder algo importante.

Com o celular ao alcance dos meus olhos, eu consigo filtrar imediatamente o que é importante e o que é irrelevante.

Trata-se, então, de manter o smartphone longe no sentido de não utilizá-lo quando não for algo crucial, mas perto no sentido de conseguir acompanhar tudo o que acontece em tempo real.

Agora, se você não precisa do smartphone para trabalhar, o ideal é manter as notificações desligadas durante sua jornada de trabalho. É só colocar no modo avião e seguir em frente.

12. Mantenha a comunicação com o mundo real

Para quem está em busca de um home office produtivo em decorrência do Covid-19, é essencial conversar de forma transparente com seus gestores a fim de estar a par das informações mais relevantes a respeito das mudanças operacionais que, fatalmente, ocorrerão.

Em outras palavras, isso significa que todos os funcionários precisam entender a importância de alinhar esforços através de constantes diálogos.

As reuniões online ajudam a manter o ritmo de trabalho, bem como elevam a produtividade. A empresa deve ter um canal aberto para assuntos sérios e também para momentos de descontração.

Aqui, o papel dos líderes é fundamental. Eles precisam estar comprometidos com essa comunicação durante o novo Coronavírus, compartilhando novidades, informações, cronogramas e planejamentos com frequência.

Os funcionários, por sua vez, também precisam comunicar frequentemente a respeito de suas atividades, andamento das tarefas e, claro, sempre que tiverem dúvidas.

Aplicativos como Skype, Zoom, Google Hangouts, Slack e WhatsApp podem ajudar bastante na comunicação.

13. Faça pausas razoáveis

Trabalhar das 8h às 22h, levantando apenas para ir ao banheiro e tomar água, não é uma boa prática. Parece óbvio demais, mas precisa ser dito.

O home office funciona quando você respeita suas necessidades e limites. Caso contrário, é apenas perda de tempo.

No início, muitas pessoas podem acabar cometendo esse erro, já que a ideia do home office é trazer flexibilidade. No entanto, flexibilidade não significa que você não deva descansar.

Algumas pausas saudáveis que devem ser feitas estão descritas a seguir.

Alongamento

Principalmente para quem trabalha o tempo todo no computador, é crucial fazer pausas de 10 a 15 minutos, de hora em hora, para levantar e dar uma alongada.

Você também pode caminhar um pouco, assistir um vídeo, meditar, solucionar um jogo mental rápido, ler um capítulo de um livro ou jogar uma partida rápida de um game no smartphone.

O importante é ficar atento: apenas 10 a 15 minutos. Tome cuidado para não exceder esse tempo, ou você corre o risco de atrasar suas próximas tarefas.

Pausa para o almoço/café/jantar

Dependendo do horário que você determinou para o trabalho remoto, você pode precisar pausar para essas três refeições ou apenas para uma ou duas. Não importa. Estipule um tempo para se alimentar.

O recomendado é não passar mais de uma hora em cada refeição (com exceção para o café, que geralmente dura menos), pois você pode correr o risco de “emendar” um capítulo da sua série favorita ou assistir “rapidinho” o que está passando na televisão.

Quando você se der conta, terá perdido duas ou mais horas com essas atividades.

Mantenha a disciplina e fique de olho no relógio. Afinal, não tem como trabalhar em home office e torná-lo produtivo se você não for disciplinado.

Pausas programadas

Conforme você evolui em seu home office produtivo, você começa a identificar pausas programadas que funcionam bem para você. A técnica Pomodoro é uma de nossas favoritas. Veja como fazer:

1. Determine tarefas a serem executadas;
2. Ajuste um cronômetro para 25 minutos;
3. Trabalhe nessas tarefas ininterruptamente (de verdade, sem parar e sem se distrair) até que o alarme toque;
4. Faça uma pausa de 5 minutos;
5. Volte a ajustar o cronômetro para 25 minutos e siga fazendo isso até contabilizar quatro períodos de 25 minutos;
6. Ao completar quatro períodos de 25 minutos, você pode fazer uma pausa mais longa, entre 15 a 30 minutos;
7. Depois, retorne ao passo 1 e siga com as demais instruções novamente.

As pausas ajudam a recarregar a bateria, melhoram o foco, aumentam a criatividade, aliviam o estresse, intensificam a atividade cerebral, elevam a concentração e melhoram a tomada de decisões.

14. Saia de casa

Infelizmente essa dica não serve para o momento atual de pandemia do novo Coronavírus, afinal, a recomendação é exatamente oposta a essa ideia: fique em casa.

No entanto, se você estiver lendo essa matéria em outro momento, quando o Covid-19 já estiver controlado, então você poderá seguir essa dica.

Você se lembra da diretriz 8? Se não, vamos refrescar a memória:

“Para ter um home office produtivo, o ideal é que você possua um local determinado para trabalhar. Se você não puder dedicar um cômodo inteiro a um escritório de trabalho remoto, procure ter um cantinho na casa (quanto mais silencioso e livre de distrações, melhor) onde você possa estabelecer seu espaço de trabalho.”

Como eu posso dizer que você precisa ter um local determinado para trabalhar e, de repente, estou sugerindo que você saia de casa? Porque, muitas vezes, o espaço de trabalho que você determinou não vai funcionar.

Pode haver dias em que sua criatividade não vai fluir olhando para os mesmos móveis e as mesmas paredes.

Ademais, pode haver dias em que as pessoas da sua casa praticamente impedirão que você consiga trabalhar, seja com uma música alta, com constantes interrupções, com a panela ligada no fogo ou, de repente, com uma festa no andar de cima.

Quando isso acontecer, é totalmente válido sair de casa e procurar um lugar para fazer seu trabalho remoto. Os cafés são os nossos espaços favoritos, pois geralmente são silenciosos, tranquilos e, afinal, têm café!

Além disso, você também pode procurar por bibliotecas, espaços colaborativos de trabalho (os famosos espaços co-working), centros culturais e afins.

Determine uma frequência para trabalhar fora do home office. Pela nossa experiência, 1 vez por semana ou 1 vez a cada duas semanas é uma boa pedida.

15. Utilize ferramentas e aplicativos a seu favor

A tecnologia será sua grande aliada durante esse período de home office produtivo.

Ferramentas e aplicativos de gerenciamento, produtividade e organização poderão ser usados tanto por quem está trabalhando em casa provisoriamente, por conta do Covid-19, quanto por quem deseja investir definitivamente nesse modelo de trabalho.

A seguir, separamos algumas ferramentas que farão toda a diferença no seu trabalho remoto.

Trello

Uma das ferramentas colaborativas mais utilizadas no mundo, o Trello ajuda a organizar tarefas individuais ou em grupo. É intuitivo e possui planos gratuitos e pagos.

Funcionando com cards que permitem organizar facilmente as tarefas, bem como definir prazos, checklists, enviar arquivos e convidar colaboradores para tarefas específicas, o Trello funciona tanto na versão online quanto na versão mobile para smartphones com iOS ou Android.

MeisterTask

Parecido com o Trello, o MeisterTask também é uma ferramenta colaborativa de projetos para indivíduos e equipes. Os usuários podem criar paineis de projetos e colaborar com membros específicos, trabalhando conjuntamente e em tempo real.

Em uma painel que fornece um resumo prático de todas as tarefas e notificações importantes, fica fácil manter o foco naquilo que precisa ser feito.

Recursos como checklists, anexos, estatísticas, relatórios, automatizações, integrações, campos personalizados e linha do tempo estão disponíveis em até 4 planos: o gratuito, o Pro, o Comercial e o Corporativo.

Aqui na Pandartt, utilizamos o MeisterTask para gerenciar todos os nossos projetos.

Funciona na nuvem através do navegador e também em apps para iOS e Android.

Asana

Trabalhar em casa e ser produtivo é muito mais fácil com o Asana. O app ajuda a organizar a vida de quem trabalha em equipe de forma remota.

Com o Asana, é possível criar projetos colaborativos, dividir tarefas, determinar prazos e estabelecer necessidades, prioridades e metas.

Na versão básica, o app pode comportar até 15 usuários. Caso o time seja maior ou você precise de funcionalidades mais robustas, a versão Premium do app está disponível.

Assim como o Trello e o MeisterTask, está disponível online e em apps para iOS e Android.

Toggl

Para quem precisa de ajuda no gerenciamento do tempo, o Toggl é uma excelente alternativa. Tudo o que você precisa fazer é clicar em um botão para que o relógio comece a correr.

Com essa solução, você pode monitorar quanto tempo leva para concluir determinada atividade, tornando mais fácil identificar falhas no processo.

É possível filtrar tarefas por cliente, projeto ou tag. Além disso, você também tem acesso a gráficos que mostram as tarefas que exigiram mais tempo.

Para equipes de até 5 pessoas, o app é gratuito.

Está disponível online (na nuvem), bem como para smartphones iOS ou Android.

Dropbox

Ter um home office produtivo é praticamente impossível sem o Dropbox. Isto porque a maioria dos trabalhos remotos tem como característica o armazenamento e a transferência de documentos.

Rodando na nuvem, o Dropbox permite que seus arquivos sejam acessados a partir de qualquer dispositivo: o computador do escritório, o computador da sua casa, o notebook, o smartphone, o computador do vizinho ou da namorada e até o computador da biblioteca.

Seu home office funciona muito bem com o Dropbox, pois você pode criar um documento importante no notebook, por exemplo, subi-lo para a nuvem utilizando o serviço e depois acessá-lo ou conclui-lo em seu smartphone ou em outro computador.

Os arquivos podem ser sincronizados para a sua máquina, podendo ser acessados ainda mais rapidamente. Outrossim, você também pode mantê-los apenas no servidor, bastando conectar-se ao serviço online para acessá-los.

O plano gratuito disponibiliza 2GB de armazenamento. É possível obter mais espaço convidando amigos para o Dropbox ou contratando um dos planos pagos.

Google Drive

Assim como o Dropbox, o Google Drive é um serviço de armazenamento da Google.

Seu diferencial em relação ao Dropbox é a integração com produtos Google muito utilizados no trabalho remoto: Google Docs, Google Sheets, Google Forms, Google Slides e Google Fotos.

O plano gratuito oferece 15GB de armazenamento. Para obter mais espaço, é preciso contratar um dos planos pagos.

Evernote

Podemos definir o Evernote como um bloco de notas na nuvem. Funcionando de maneira bastante intuitiva, ele permite que você salve rascunhos, pensamentos, ideias e até fotos em pequenas notas.

A praticidade está justamente na simplicidade: é leve, simples de usar e bastante específico.

Por funcionar na nuvem, todas as notas feitas em seu smartphone, por exemplo, podem ser acessadas através do serviço online – e vice-versa.

Atualmente, além da nuvem, o app também está disponível para smartphones com sistema operacional iOS, Android ou Microsoft.

Strict Workflow

Você acha que não vai conseguir ter um home office produtivo? Acredita que home office funciona, mas não é para você? Então, o Strict Workflow será seu melhor amigo nessa jornada.

Em tradução livre, strict workflow significa “fluxo de trabalho rígido”. Essa extensão do navegador Google Chrome ajuda a bloquear sites que possam tirar seu foco do trabalho.

A lista de bloqueios é customizável, mas os mais comuns já vêm configurados na extensão. Você pode excluir/adicionar como achar melhor.

Se você acha que é rígido demais, fique calmo.

Você se lembra do método Pomodoro, que apresentamos na diretriz 13? O Strict Workflow funciona com a mesma base: 25 minutos de trabalho focado e 5 minutos de folga. Você também pode customizar esses períodos, determinando períodos produtos ou folgas maiores ou menores.

Na prática, isso quer dizer que os bloqueios a sites improdutivos funcionam por 25 minutos na configuração padrão e, em seguida, são liberados automaticamente por 5 minutos.

Clicksign

Com o Clicksign, é possível gerenciar a assinatura de documentos com validade jurídica. O serviço é bastante simples e consiste, basicamente, em três passos:

1. Depois de criar sua conta, você faz o upload do documento, que pode ser em .docx ou .pdf, junto à lista dos e-mails dos signatários para coletar suas assinaturas de maneira 100% digital;
2. Cada um dos signatários definidos no passo anterior receberá um link exclusivo para assinar o documento. De maneira prática, a assinatura pode ser realizada pelo computador, pelo smartphone ou pelo tablet;
3. Por fim, o documento fica armazenado com criptografia de ponta, totalmente seguro, em sua conta da Clicksign. Você pode, então, guardá-lo ou exportá-lo.

Com o plano básico, é possível assinar até 5 documentos por mês. A ferramenta é excelente, especialmente durante a pandemia do Covid-19, para resolver documentações que não podem ficar paradas.

Tente identificar todos os detalhes que fizeram com que o problema surgisse. Assim, será mais fácil evitar novos problemas.

Não tenha receio de investir em cuidados consigo mesmo

Não é porque você está trabalhando em casa, que você não pode cuidar da sua saúde.

Além de todas as diretrizes que já apresentamos nesse super guia com dicas de home office, há ainda outras medidas que você pode adotar para que seu ambiente se torne mais agradável e, consequentemente, sua saúde mental seja preservada. Veja:

• Permita-se obter recompensas: se, depois de um longo dia de trabalho, você conseguiu concluir tarefas atrasadas e que pareciam impossíveis – mesmo sabendo que o dia seguinte também será duro –, permita-se presentear-se com algo agradável. Um delivery da sua comida favorita, um banho relaxante quente e demorado, uma noite de total descanso assistindo um filme bacana. E, enquanto faz qualquer uma dessas atividades, lembre-se: você está tendo uma recompensa pessoal porque merece;
• Invista em conforto, ferramentas e itens melhores para seu home office produtivo: uma cadeira mais confortável, um novo teclado, um computador melhor, um monitor mais amplo, um upgrade no plano de internet, um aromatizador de ambientes, um ar condicionado. Seja o que for, quanto melhor você se sentir em seu home office, mais motivado estará para realizar suas atividades.

Tome cuidado com o isolamento

Ao optar por trabalhar em casa, você terá que enfrentar dois sentimentos: a solidão ou a solitude. Ou uma fusão disso, em determinados momentos.

Mas você sabe a diferença entre solidão e solitude?

Solidão é a sensação de vazio, como se algo estivesse faltando em sua vida. É sobre não se sentir bem quando não há alguém para conversar ou compartilhar ideias e momentos.

Solitude é a sensação de estar bem consigo mesmo, embora não haja ninguém ao seu redor. É sobre sentir prazer com sua própria companhia e se sentir completo com isso.

O isolamento de quem opta pelo trabalho remoto, fatalmente, irá despertar um desses dois sentimentos. Ao trabalhar em casa, você poderá ter momentos de solidão e momentos de solitude, mas a sua personalidade determinará o sentimento que estará presente durante a maior parte do tempo.

As pessoas mais introvertidas e caladas estão mais propensas a sentir solitude. Por outro lado, aquelas que são mais extrovertidas e estão sempre conversando com alguém, que adoram reuniões, frequentam festas e buscam aglomerações, estão mais propensas a sentir solidão.

Na maioria dos casos, a solitude não causará mal algum. Por outro lado, a solidão pode aumentar as chances de você se sentir entendiado e sem motivação para trabalhar.

A chave, aqui, está em identificar seu sentimento e procurar maneiras de se sentir bem.

Dar uma volta pela rua (exceto durante o período de isolamento devido ao novo Coronavírus), falar com alguém pelo telefone ou por uma videoconferência, ir até o mercado e planejar sua vida social, por exemplo, são atitudes que podem ajudar a preservar sua saúde mental.

Considerações finais

Na esteira do avanço do Covid-19, as empresas brasileiras se viram praticamente obrigadas a investir todas as suas fichas no trabalho remoto. Nessa perspectiva, as pessoas estão aprendendo a lidar com a ideia de trabalhar em casa. Gradualmente, as dicas de home office vão sendo colocadas em prática, permitindo que todos apresentem um excelente desempenho.

A Pandartt acredita nessa postura e incentiva o home office desde sua fundação, há mais de 7 anos. Infelizmente, foi preciso enfrentar uma situação alarmante como a disseminação do novo Coronavírus para que o Brasil começasse a perceber que é possível ter um home office produtivo para a maioria das funções, especialmente nas áreas de tecnologia e marketing.

Esperamos que você tenha gostado de nossas dicas de como trabalhar em home office. Quando a pandemia do Covid-19 cessar, o que esperamos que ocorra em breve, nossas expectativas são de que muitas pessoas já tenham se adequado ao modelo de home office produtivo, ajudando a disseminar ainda mais esse modelo de trabalho que traz uma série de benefícios. Até breve!